Réussir à faire fonctionner une entreprise aujourd’hui ressemble
bien souvent à un chemin de croix. Nous avons trop d’emails à lire, trop de
réunions, trop de parties prenantes voulant chacune donner leur avis, trop de reporting pour avoir le temps de réellement
travailler ; le procédures ne marchent pas ou sont trop longues, les
décisions ne sont pas prises ou sont ambiguës. La frontière entre notre vie
personnelle et notre vie professionnelle s’efface avec le constat que le 24/24
7/7 devient la norme. En bref, la
complexité de nos entreprises n’est plus sous contrôle et compromet la santé
des salariés, la satisfaction des clients et la pérennité économique.
Mais face à ce phénomène, nous ne pouvons nous en prendre qu’à nous
même. Ce n’est pas la technologie qui est responsable de cette complexité mais
notre manque de discipline pour mettre la simplicité au cœur de nos
organisations : nous créons des structures avec trop de niveaux
hiérarchiques, des fonctions redondantes et mal définies. Nous empilons les
produits, services et options qui perdent nos clients et n’offrent pas le
support nécessaire. Nous construisons
des procédures qualité qui empêchent le travail de s’effectuer et sans
métriques pertinentes. Nous ne fournissons pas de consignes claires à nos
collaborateurs pour qu’ils fassent le lien entre leurs comportements et les
résultats attendus.
Cette réalité n’est pas nouvelle. Dans toute l’histoire de
l’humanité, les civilisations ont eu tendance à devenir de plus en plus
complexes car :
- La bureaucratie est la maladie organisationnelle la plus répandue du monde
- Il y a beaucoup d’avantages pour tous les niveaux hiérarchiques à ce que les responsabilités ne soient pas claires
Sans stratégie sur ce sujet, il y a de nombreuses chances que la
complexité prenne le dessus dans son entreprise.
- Combien de mes clients tentent de préserver des marges sur des marchés matures et finissent par générer tant de complexité que le chiffre d’affaire baisse et la marge s’érode ?
- Combien de salariés doivent compenser par leur énergie des procédures ou des progiciels mal ficelés, en décalage avec le travail réel ?
- Combien de clients ne savent plus à qui s’adresser pour que leurs problèmes soient réglés ?
La bonne nouvelle : j’estime après 12 ans de travail avec
différentes organisations que 80% de la complexité est auto-engendrée.
La solution ? Nous devons mettre en place une démarche simplicité
permettant de réduire ces 80%.
Quelques pistes :
- Définir des structures organisationnelles simples empêchant les postes redondants, générant des modes de travail dont chaque équipe finit par « tomber amoureux».
- Mettre en place un comité permanent simplicité devant réduire les procès, les produits/services, les projets de 20% par an.
- Prendre l’habitude que tout lancement au niveau du comité de direction soit compensé par une réduction
- Mettre la simplicité au cœur du discours porté par les dirigeants
- Cartographier le nombre de tâches différentes que doivent réaliser les acteurs clefs de l’entreprise. Si leur temps est fragmenté entre plusieurs projets, parfois concurrents, la dispersion des efforts nuit grandement à l’efficacité. Les acteurs clefs sont à risque de burn out lorsque la complexité triomphe.
- Former les salariés au concept de simplicité et d’efficience pour soutenir dans la durée l’importance de ce sujet.
- Viser l’amélioration continue plus que les ruptures. Nous sommes dans un combat permanent, jamais gagné par avance.
- Se débarrasser des clients les plus difficiles et chronophages qui érodent votre énergie et votre marge.
Et vous, que pourriez-vous faire de différent pour revenir à plus
de simplicité ?
©Matthieu Poirot 2014
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